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Servicios

Administración y custodia de documentos

Concentrar todos los recursos humanos y materiales de las empresas, en lo que constituye su actividad esencial y no, por el contrario, dispersarlos en tareas de apoyo o periféricas, es un imperativo cada vez más actual.

En consecuencia, las empresas modernas tienden a valorar el conocimiento y optimizar sus recursos, delegando aquellas actividades que no constituyen su esencia a quiénes han desarrollado, en determinada área, su know-how específico.

En mercados cada vez más competitivos, tener espacios improductivos, tales como los destinados a guardar archivos, que muchas veces están sobredimensionados por falta de depuración, no se corresponde con la relación costo/beneficio a la que las empresas deben aspirar.

Cabe consignar el valor que tiene sacarse este problema de encima como, asimismo, que los archivos crecen, por lo que el problema espacio es algo que se instala periódicamente y hay que abocarse a resolverlo.

Acondicionamiento de los Documentos
Los documentos serán acondicionados en cajas, suministradas por Archidoc Ltda. El llenado de las cajas podrá ser efectuado por el cliente o por personal especializado de Archidoc Ltda., sin cargo adicional. En este último caso nuestro personal actuará de acuerdo a las directivas que se le impartan en la empresa, según los criterios que se observan en la misma, sin perjuicio de brindar el asesoramiento que se les solicite. Archidoc Ltda. ha llenado decenas de miles de cajas, sin haber tenido reclamos de ningún tipo y la consulta de cajas es totalmente normal, lo que acredita la exactitud de los inventarios practicados.

Control de Vencimientos y Destrucción de la Documentación
Archidoc Ltda. ingresará en su sistema informático las fechas en que se puede deshechar la documentación, encargándose de comunicárselo al cliente al momento del vencimiento. Se podrá proceder de dos maneras:
a) – devolución de la caja al cliente.
b) – Destrucción del contenido de la caja, previa conformidad y autorización del cliente

Consultas
Hay diversas modalidades básicas y un sistema flexible para adaptarnos a las necesidades del cliente. Todas las consultas serán respondidas, como máximo, al medio día siguiente y son sin cargo adicional, ni límite en cuanto al número de las mismas. Para casos de urgencia, disponemos de los medios para entrega de las cajas, en el tiempo que lleva sacarlas de las estanterías y trasladarlas al domicilio del cliente.

Cajas
Ofrecemos tres opciones:
A) – Cajas de cartonplast
B) – Cajas de cartón corrugado
Medidas de ambas cajas: 45 x 31 x 29 cms.
Medidas interiores.
C) – Cajas con tapas telescópica
39x25x35 medidas interiores

Software
Archidoc Ltda. proveerá en forma opcional y sin cargo un Software desarrollado por Archidoc, para confeccionar y mantener el inventario del contenido de las cajas.

Beneficios
1 – Todos los traslados son de cargo de Archidoc Ltda.
2 – El cliente no tiene el archivo en su empresa, evitándose todos los problemas que ocasionan.
3 – Cuando necesita consultar alguna documentación, solo tiene que acudir al inventario y comunicarse con Archidoc Ltda.
4 – Cuando tenga documentos para deshechar, Archidoc Ltda. se lo indicarán en el momento preciso.
5 – Un archivo en estas condiciones, NO SE DESORDENA NUNCA.
6 – En una palabra, el usuario elimina FISICA Y MENTALMENTE su archivo, aunque lo tiene a disposición cuando lo necesita.